Workflows og elektroniske arbejdsgange

---

På denne side kan du læse om workflows og finde inspiration til effektivisering af forretningsgange, og derved at skabe gevinster for din organisation.
 

5	Introduktion
5	Gevinster ved workflows
5	Værdien af opgaver
5	Løbende forbedringer
5	DELTA Workflow - Et framework

Kontakt os ..udfyld og send nedenstående formular
Jeg vil gerne høre mere om:	elektronisk dokumenthåndtering serviceydelser AnyDoc demonstration og test af OCR valg af scannere lean og workflows OCR, HCR, ICR, OMR, BCR fakturascanning workflows enterprise content management (ECM) compliance løsninger fra DELTA ECM hvornår I har tid til et møde kommende seminarer og kurser workflows *
Kontakt mig via	E-mail  Telefon
Navn	*
Titel	*
Virksomhed	*
Adresse 1	*
Adresse 2
Postnr. og By	*
Telefon
E-mail	*
Skriv evt. en besked:
	* indikerer at feltet skal udfyldes
Du er også velkommen til at ringe på telefon +45 70 22 42 20

På dansk betyder workflow, arbejdsgange

 Arbejdsgange er noget alle virksomheder har. Nogle er gode og effektive, andre er måske tunge og træge. Måske ligefrem forstyrrende og uhensigtsmæssige for arbejdet.

Stort set alle virksomheder har arbejdsgange der kan gøres mere effektive.

 I en arbejdsgang indgår gerne mange forskellige personer, dokumenter, opgaver og løsninger. Mange virksomheder har fastsat regler for hvordan arbejdet skal udføres, både internt og i relation til kunderne. Dette kaldes også for forretningsgange el. forretningsprocesser.

 ”Sådan har vi altid gjort” er ofte svaret på hvorfor et stykke arbejde eller en opgave løses på en bestemt måde. Der skal som oftest meget til før man selv indser at en arbejdsgang ikke er helt optimal og tidssvarende mere.

 Et eksempel på en arbejdsgang kan være håndteringen af indkomne fakturaer, som typisk kan skitseres på følgende måde: 

§                Faktura ankommer i konvolut

§                Konvolut åbnes

§                Faktura sendes med intern post til økonomiafdelingen

§                Økonomiafdelingen registrerer den ny faktura

§                Økonomiafdelingen sender fakturaen til den person der er ansvarlig for udgiften (indkøbet)

§                Den ansvarlige person kontrollerer fakturaen oplysninger

§                Fakturaen sendes via intern post til 2. godkendelse hos en overordnet

§                Overordnet attesterer og godkender fakturaen til betaling

§                Overordnet sender fakturaen via intern post til økonomiafdelingen

§                Økonomiafdelingen betaler fakturaen

§                Økonomiafdelingen arkiverer fakturaen

§                Faktura gemmes i mindst 5 år

 Der er ikke noget galt med denne arbejdsgang. Men den kan alligevel gøres mere effektiv. 

Ved at scanne fakturaen ved modtagelsen og ved at lade et såkaldt OCR-program, f.eks. OCR for AnyDoc, læse fakturaens oplysninger (f.eks. leverandør, fakturanummer, referenceperson, moms, beløb og total), kan den nu elektroniske udgave af fakturaen på meget kort tid automatisk registreres i økonomisystemet og efterfølgende sendes ud til godkendelse hos rette vedkommende. Selve arbejdsgangen omkring fakturaens godkendelse og betaling styres nu i et workflow, der gør det muligt for medarbejderen at se alle fakturaer til dennes godkendelse på sin computer. Med få klik med musen godkendes en faktura og sendes automatisk til den næste godkender. Herefter modtager økonomiafdelingen fakturaen retur, og hvis der ikke er nogen problemer der manuelt skal udredes, sendes den til automatisk betaling. Fakturaen er herefter arkiveret elektronisk i et dokumenthåndteringssystem, hvor den automatisk sende til sletning efter fem år. 

En arbejdsgang (et workflow) der før kunne tage mange dage og måske også uger, er nu gjort meget mere effektiv og tiden der går fra fakturaen ankommer til den er betalt og arkiveret er helt sikkert mere end halveret. Der er sparet meget tid og ikke mindst penge. 

5 Til toppen

Der er mange faktorer i sådan en løsning der giver virksomheden stor gevinster. De åbenlyse faktorer er de penge der spares på stempling, kopiering, print, gule lapper, interne konvolutter, omdeling af intern post og den tid en medarbejder bruger på at godkende og videresende fakturaer. Der kan også være mange penge at hente, ved at betale sine regninger til tiden og undgå morarenter og betale for tidligt og opnå f.eks. kontantrabatter. 

De mere skjulte faktorer er f.eks. den tid medarbejdere får mere af til at udføre opgaver med større vigtighed for firmaet, forøget arbejdsglæde, bedre forhold til leverandører, penge sparet på arkivplads og ikke mindst den tid der spares når en faktura en dag skal findes frem igen. 

5 Til toppen

Det er selvfølgelig ikke kun fakturaer der kan behandles på denne måde. Stort set alle dokumenter i en virksomhed kan behandles i elektroniske workflows. Hvilke dokumenter har du selv haft fat i i dag? Hvor fik du dem fra? Hvor skal de hen?

Det handler i bund og grund om at få elimineret de trivielle arbejdsgange, så der bliver mere tid til det der er vigtigt for virksomheden. Denne tankegang findes bl.a. i et af grundprincipperne i Lean.

En god måde at finde ud af hvad der er vigtigt for virksomheden på, er ved at kigge på de kvalifikationer man som medarbejder er blevet ansat på eller den uddannelse man har. Det er de færrest job der kræver at man skal være god til at pille hæfteklammer ud af papir og putte dokumenter i konvolutter. Næste gang du udfører en opgave for virksomheden, stor eller lille, så prøv at tænke over hvor og hvornår du bruger dine evner og kvalifikationer, og ikke mindst hvornår du IKKE gør det. De opgaver du udfører hvor du ikke gør det, dem kalder vi hos DELTA ECM for ”lav-værdi opgaver”. Det er disse opgaver vi automatiserer eller eliminerer. De andre opgaver som kræver din, ekspertise, din uddannelse, dine kvalifikationer, dem kalder vi for ”høj-værdi opgaver”. Arbejdsgangene omkring disse opgaver, sørger vi for at de bliver så effektive som overhovedet muligt.  

5 Til toppen

Det handler dog også om at sørge for at man løbende forbedrer sine arbejdsgange og processer. Både for at opnå den dynamik og de fordele det giver, man også for at følge med tiden. Tiden og forudsætningerne for at lave forretning ændrer sig konstant og det samme gør regler, lovgivning, teknisk formåen og ikke mindst mennesker. 

F.eks. er arbejdsgange der blev lavet i starten af 90’erne nok ikke forberedt på nutidens måde at arbejde på, med hurtig udveksling af data, integrerede systemer og korrespondance via e-mails og Internet. 

DELTA ECM er specialister i at analysere virksomheders arbejdsgange og processer, med et klart, usløret og frisk syn på tingene.

Vi kan tilbyde teoretiske og pragmatiske analyser af arbejdsgange i virksomheder og efterfølgende projektledelse, udvikling, opsætning, implementering, undervisning og opfølgning. DELTA ECM er totalleverandør når det gælder workflows og elektronisk dokumenthåndtering.  Se mere om vores analyser under "Serviceydelser - Workflowanalyser".

5 Til toppen

Ingen virksomheder er ens, så derfor findes der ingen facitliste til et workflowprojekt. Men vi har et såkaldt ”framework”, der hjælper med os og kunden med at styre projekterne og nå de rigtige mål - til tiden.

Vores ”framework” hjælper med at afdække arbejdsgange og processer, beskrive den nuværende situation, designe den kommende situation, udvikle ”use cases” og designe den nye løsning. 

Et typisk workflow-projekt fra DELTA ECM indeholder: 

§                Møder

§                Forstudie

§                Workshops

§                Analyser

§                Udarbejdelse af designdokument / løsningsbeskrivelse

§                Udarbejdelse af løsning

§                Opsætning af løsning i dokumenthåndteringssystem

§                Undervisning

§                Opfølgning 

Under et workflow-projekt vil vi kontinuerligt spørge ind til virksomhedens opgaver og forrentningsgange. Hvad gør I? Hvorfor gør I det?  Hvordan gør I det? Hvornår gør I det? Og igen: Hvorfor gør I det?

Det at optimere og redefinere arbejdsgange og forretningsprocesser kaldes også for:

Business Process Engineering
Business Process Reengineering
Business Process Design
Business Process Redesign
Business Process Improvement
Business Process Innovation

 - Vi kalder det for sund fornuft… 

Kontakt DELTA ECM for yderligere information om workflow og workflowløsninger, på telefon +45 70 22 42 20 eller på info@deltaecm.dk
 

Læs evt. om lean og workflows her

Mere information om workflows og optimering af arbejdsgange:

5	The Workflow Management Coalition
5	The Association for Work Process Improvement

5 Til toppen