Scanning og valg af scannere

---

Vi tilbyder rådgivning om scanning, scanningsløsninger og valg af scannere.

Det er vigtigt at vælge det rigtige udstyr fra starten af, og det kan være svært at vælge i mellem alle de forskellige scannere og muligheder der i dag findes. Læs her om "scanning og valg af scanner" -  Læs om scanning med multifunktionelle enheder her

Besøg også vores nye webshop, DELTA SHOP
I webshoppen finder du scannere, penscannere, visitkortscannere og bøger

Inden man når til valg af scanner, vil det være en god ide at kigge på kilden til det der skal scannes.

Hvis der f.eks. er tale om at man vil scanne nogle gamle arkiver for at spare plads, er det værd at overveje hvordan disse gamle dokumenter bliver gjort klar til scanning. Skal der foretages en sortering, er der clips der skal fjernes og er der gamle post-it noter der skal smides ud eller klistres op på at nyt stykke papir?

Kontakt os ..udfyld og send nedenstående formular
Jeg vil gerne høre mere om:	elektronisk dokumenthåndtering serviceydelser AnyDoc demonstration og test af OCR valg af scannere lean og workflows OCR, HCR, ICR, OMR, BCR fakturascanning workflows enterprise content management (ECM) compliance løsninger fra DELTA ECM hvornår I har tid til et møde kommende seminarer og kurser scanning og valg af scannere *
Kontakt mig via	E-mail  Telefon
Navn	*
Titel	*
Virksomhed	*
Adresse 1	*
Adresse 2
Postnr. og By	*
Telefon
E-mail	*
Skriv evt. en besked:
	* indikerer at feltet skal udfyldes
Du er også velkommen til at ringe på telefon +45 70 22 42 20

Er der f.eks. tale om aktive dokumenter, der dagligt modtages/bliver til i virksomheden, er det værd at overveje om det er muligt at stoppe tilgangen af dokumenterne. Dvs. er det muligt at nedsætte mængden af dokumenter eller måske helt at  undgå dem? Evt. ved at sikre sig at dokumenterne forbliver digitale, eller i hvert fald er det når de modtages. Kunne man overtale afsenderen til at benytte sig af digitale signaturer, således at det ikke bliver nødvendigt at udskrive breve og sende dem på papir? (Dette vil i øvrigt medføre mange flere besparelser!)

Et aktivt dokument er f.eks. en faktura. Dem kommer der mange af hver dag, og det er oplagt at scanne dem. Således at de efter scanning, arkiveres elektronisk og at man kan opsætte elektroniske godkendelsesrutiner og workflows. Kunne nogle af disse fakturaer lige så godt været modtaget pr. e-mail? Eller via XML?

Lige meget hvad det er der skal scannes, er det næsten aldrig selve scanningen der bliver flaskehalsen. Men det er derimod klargøringsarbejdet inden scanningen, der som oftest tager (for) lang tid.

Et alternativ til at scanne selv er, at outsource opgaven. På denne måde skal man ikke selv bruge tid på scanning og penge på indkøb af scanner(e). DELTA ECM har mange gode kontakter til særdeles kompetente virksomheder, der tilbyder virksomheder at varetage både store og små scanningsopgaver. F.eks. kan det være fornuftigt at vælge outsourcingsmodellen, hvis man allerede har fået stoppet tilgangen af det papir / de dokumenter der skal scannes, eller hvis der er tale om ren "back file" konvertering. Dvs. scanning af gamle papirarkiver.

Læs mere om datafangst her

Der er mange argumenter for og imod og er du i tvivl, deler vi gerne vores erfaringer og viden om scanning og scanningsløsninger med dig og din virksomhed. Kontakt ECM-specialist Michael Fray på mf@deltaecm.dk eller ring på +45 70 22 42 20

Før man vælger en scanner, skal man gøre sig klart hvilke(n) scanningsopgaver den skal løse.

Overvejelser der er værd at gøre sig:

• Hvad skal scannes?
• Hvor meget skal scannes? -  (Antal sider om dagen, ugen, måneden, året)
• Vil mængden af scanningsmateriale stige eller falde i løbet af de næste par år?
• Skal både for- og bagside scannes?
• Skal scanningen være i sort/hvid eller i farve - Eller begge dele?
• Skal scanneren kunne scanne i farve på bagsiden?
• Hvor mange sider skal scanneren kunne scanne i minuttet?
• Er kvaliteten vigtig?
• Skal scanneren kunne stemple informationer (f.eks. et løbenummer) på de scannede dokumenter?
• Skal man kunne foretage justeringer af billedkvaliteten under scanning?
• Skal scanneren tilsluttes en arbejdsstation eller skal den sættes på netværket?
• Er der andet man kunne tænke sig at ville scanne, når nu man har fået en scanner?

Når ovenstående punkter grundigt er blevet overvejet, har man er godt billede af hvad det er man har behov for. Nedskriv disse overvejelser og tag dem med til din leverandør af scanningsteknologi, således at du er sikker på at få en scanner der matcher Jeres nutidige og fremtidige behov.

Når du har fået tilbudt en eller flere scannere, er det en god ide at arrangere en prøve af de tilbudte scannere. Tag et bredt udvalgt af virksomhedens dokumenter med til scanningsprøven, og hold så resultatet op imod Jeres krav til f.eks. hastighed og kvalitet.

Besøg også vores nye webshop, DELTA SHOP
I webshoppen finder du scannere, penscannere, visitkortscannere og bøger

Vi kommer gerne med vores anbefalinger vedr. valg af scannere. Kontakt ECM-specialist Michael Fray på mf@deltaecm.dk eller ring på +45 70 22 42 20

De fleste virksomheder og organisationer har efterhånden en eller flere af de såkaldte multifunktionsmaskiner eller multifunktionelle enheder. Typisk en kopimaskine der også kan scanne og faxe. Kaldes også for MFP (Multi-Function Peripheral)

Disse er ofte ganske smarte, men er ikke altid de bedste scannere. Hvis din virksomhed overvejer at benytte disse multifunktionelle enheder, er det ekstra vigtigt at få afprøvet kvaliteten af det scannede materiale. Husk på, at det som regel ikke er muligt at foretage finjusteringer og benytte sig af forskellige teknikker til forbedringer af billedet på disse maskiner. Det eneste man normalt kan gøre er, at putte papiret i scanneren, scanne og håbe på at resultatet er ok. Normalt er der ikke problemer med scanningskvaliteten på fine originaler på hvidt papir. Men er originalerne gamle, nussede eller på farvet papir, kan disse maskiner godt komme til kort.

Fordelene ved disse maskiner er, at de kan tilsluttes virksomhedens netværk og at de som oftest tilbyder lettere indeksering (indtastning af nøgleord / metadata) direkte på maskinens display og så slipper man også for at skulle have flere forskellige enheder til forskellige formål.

Igen er der mange argumenter for og imod, og det er vigtigt at få defineret sit behov grundigt. Vi kan hjælpe dig med at træffe de rigtige valg om scanning og valg af scannere. Kontakt ECM-specialist Michael Fray på mf@deltaecm.dk eller ring på +45 70 22 42 20