“Manage” komponenterne i definitionen af ECM bruges til at
bearbejde og arbejde med dokumenter og informationer. Det er de komponenter der
giver organisationer de største udfordringer men oftest også de største
gevinster.
Komponenterne er:
§
Document Management – Dokumenthåndtering
§
Collaboration – Samarbejde
§
Web Content Management – Håndtering af indhold på websites
§
Records Management – Håndtering af forretningsposter der ikke må
ændres.
§
Workflow / Business Process Management – Elektroniske arbejdsgange
/ håndtering af forretningsgange og processer.
Alle ”Manage”-komponenterne gør brug af en eller flere af ”Store”-komponenterne.
Som udgangspunkt i hvert fald et filsystem og en database til at kontrollere og
administrere adgange, rettigheder og til at søge efter dokumenter.
Nogle ECM-løsninger tilbyder alle komponenterne i en og
samme løsning, andre gør ikke. Der er tit nogle store fordele ved at
virksomhedens ECM-komponenter, sikkert og problemfrit kan kommunikere med
hinanden. Der er dog som sådan ikke noget galt i at have ”Manage”-komponenter
fra forskellige producenter og leverandører. Man har man det, er det vigtigt at
sikre sig, at disse komponenter har nogle fælles og standardiserede snitflader
og sikre kommunikationsformer.
Hvor ”Capture”-komponenterne gav os nogle forholdsvis nemme
valg, giver ”Manage”-komponenterne os lidt mere udfordring. En ECM-løsning der
benytter en eller flere af disse komponenter, bliver næppe til en succes med
mindre man gør sit forarbejde meget grundigt.
Det er også disse komponenter der giver flest udfordringer
i organisationen, da de ofte kræver store ændringer af forretningsgange og ikke
mindst holdninger til hvordan ting skal gøres.
Det er sundt at have en skeptisk holdning til nye
systemer, men det kan være direkte ødelæggende ikke at ville tage imod nutidens
teknologier. ”Sådan har vi altid gjort” er efterhånden en udvandet vending, men
den er ikke desto mindre en vi møder meget tit når en virksomheds arbejdsgange
analyseres. Det er utroligt hvor meget vi går og gør i dagligdagen fordi ”sådan
har vi altid gjort”. Så udover at din organisation kan få en masse fordele ved
at benytte en god ECM-løsning, får du hermed også en fantastisk mulighed for at
få "muget" ud i de gamle rutiner og arbejdsgange.
”Det vil umuligt kunne lade sig gøre her hos os” er også
noget vi hører jævnligt. Det passer naturligvis ikke. Alt kan lade sig gøre hvis
man vil. Men for at det kan det, er det bydende nødvendig at have topledelsens
fulde opbakning til ECM-projektet. Har man ikke det, kan der nemt opstå
problemer med at få ændret uhensigtsmæssige arbejdsgange, da der som regel vil
være mange involverede parter i sådan en løsning. Så det er vigtigt at ledelsen
forstår hvad en succesfuld ECM-løsning kan gøre for organisationen, således at
de kan træffe de nødvendige beslutninger og iværksætte de nødvendige initiativer
der skal til for at få alle med på vognen.
Når folk siger til os at noget i relation til et
ECM-projekt er umuligt, fortæller vi dem gerne, at man inde på museet ”Guiness World Records” kan se en mand der bl.a. har spist 18 cykler, 15 indkøbsvogne og
2 senge. Det vil vi påstå er umuligt. Men når nu det altså er sandt, mon ikke
det så også kan lade sig gøre at ændre lidt på nogle arbejdsgange.
Det er vores påstand, at hvis ledelsen virkeligt forstår
hvad en ECM-løsning går ud på og hvad den kan gøre for organisationen, så er der
slet ikke brug for mærkelige sammenligninger med rekordforsøg eller andre
kreative metoder til overtalelse. De vil hurtigt indse, at virksomheden slet
ikke har råd til at lade være…
Med ”dokumenthåndtering” menes her ikke det de fleste
kalder for et dokumenthåndterings-system. Der tales om funktionaliteter i
ECM-løsningen, der kan kontrollere og organisere dokumenter fra de skabes og
lige til de arkiveres og evt. bevares. - Fra vugge til grav
”Dokumenthåndtering” benytter bl.a. en del af de
komponenter der findes under ”Store” – ”Library Services”. Det kan ikke undgås,
at de forskellige komponenter både overlapper, understøtter og er afhængige af
hinanden. ”Dokumenthåndtering” er en af grundstenene i en ECM-løsning og i selve
”Manage”-kategorien.
Opgaverne ”dokumenthåndtering” varetager er:
§
”Fangst” af dokumenter og indhold. F.eks. fra ”Capture”-komponenterne
§
COLD / ERM (Common Output to Laser Disk / Enterprise Report
Management)
§
Søgning og fremfinding af dokumenter og relaterede informationer
§
Visualisering - Vise dokumenter i visuelle strukturer, så som
f.eks. virtuelle mapper og folderstrukturer.
§
Version- og revisionsstyring og kontrol
§
Check In / Check Out
§
Levering af dokumenter og data til ”Deliver”-komponenterne
Collaboration betyder samarbejde. At samarbejde i en
ECM-løsning kan f.eks. være at flere brugere arbejder sammen om at udfærdige et
eller flere dokumenter samt brugen af videokonferencer og virtuelle whiteboards.
Collaboration er altså værktøjer der tillader flere brugere
at arbejde på det samme indhold i et fælles miljø. Det fælles miljø er typisk
selve EDH-systemet hvor dokumenter og informationer i forvejen er gemt og derved
giver nem adgang til fælles informationer i databasen, vidensdeling og ensartet
behandling af data.
Den korte definition på WCM er: Teknologier der
understøtter skabelse, gennemsyn, godkendelse og udgivelse af web-baseret
indhold.
DELTA ECM rådgiver om integration til og med
WCM-løsninger, men rådgiver som sådan ikke i WCM. Til dette henviser vi til en
af vores dygtige partnere. Kontakt os for mere information på +45 70 22 42 20
eller på
info@deltaecm.dk
Vi har endnu ikke fundet en rigtig god oversættelse til
”Records Management”. Alle andre, f.eks. Dansk Standard, kalder det også bare
for ”Records Management” (RM), så det gør vi også. Skal man absolut kalde det
noget på dansk, kan man kalde det håndtering af vital forretningsdokumentation.
Kort fortalt giver RM-komponenterne en organisation
muligheden for at tildele en eller flere specifikke livscykler til specifikke
stykker af organisationens informationer og dokumentation. Lige fra skabelse,
modtagelse og vedligeholdelse til den endelige langtidsarkivering og bevaring.
Ofte i forbindelse med regler, lovkrav, direktiver og påvirkninger fra omverden.
En ”record” bør og må normalt ikke kunne ændres eller
slettes efter arkivering. Kun under kontrollerede omstændigheder.
En ”record” er nødvendigvis ikke det samme som et dokument.
Alle dokumenter er potentielle ”records”, men ikke omvendt. Man kan sige at
dokumenter er ”beholdere” til vital arbejds- og forretningsinformation og
dokumentation. En ”record” har en beviselig værdi for organisationen og er vital
for forretningens fortsættelse og ikke mindst genskabelse efter f.eks. en
naturkatastrofe. Dette kaldes også for ”Business Continuity”, som kort fortalt
er en organisations evne til at kunne fortsætte selv efter f.eks. en katastrofe,
gennem brug af redundant hardware og software, fejl-tolerante (fault tolerant)
systemer og en sikker backup og recovery strategi.
En RM-komponent i en ECM-løsning, har følgende hovedtræk /
opgaver:
§
Synliggørelse af
planer for arkivering af dokumenter og andre strukturerede informationer.
§
Håndtering af planer
for hvor lang tid en ”record” skal bevares og hvornår den skal slettes. Dette
kaldes for ”retention”.
§
Beskyttelse af
informationer i henhold til informationens art og krav.
§
Unik klassifikation af
dokumentation og dokumenter med f.eks. emne, type, ”retention” periode, og
lagring af meta-data (nøgleord) i en database.
At have en gennemført ”Records Management”-løsning handler
om at kunne forsvare og forklare sig ved tvister og retssager, henvendelser fra
myndigheder, revisioner og auditeringer, klager fra kunder eller hvis pressen
eller omverden stiller spørgsmål. I yderste konsekvens kan det være et direkte
spørgsmål om at overleve.
Workflows og Business Process Management (BPM) er to
forskellige ting.
Workflows betyder på dansk arbejdsgange. I forbindelse med
ECM handler det om helt eller delvist at automatisere de arbejdsgange og
forretningsprocesser, hvor dokumenter, informationer og opgaver gives fra én
arbejdsgangs-deltager til en anden for videre behandling i henhold til regler og
forskrifter.
En forretningsproces er en samling af logisk relaterede
arbejdsgange og handlinger, der giver et produkt eller en service til en kunde /
modtager.
Der er overordnet set to forskellige typer af workflows.
”Produktions Workflows” der bruger foruddefinerede sekvenser til at hjælpe og
kontrollere processen, og ”Ad-Hoc Workflows” hvor det er brugeren der løbende
afgør processens forløb. Der er ligeledes også to forskellige måder hvorpå en
workflow løsning kan implementeres. ”Workflow løsninger” der har uafhængige
klientprogrammer som brugerne benytter til at arbejde med eller ”Workflow
Engines” der agerer som en baggrundsservice, der kontrollerer strømmen af
information, data og dokumenter, uden særligt behov for et klientprogram. Det er
også muligt at kombinere ”Workflow løsninger” med ”Workflow Engines”. Det er
faktisk næsten umuligt at lade være.
I en ECM-løsning opbygges workflows i enten en
enkeltstående workflow-applikation eller i selve EDH-systemet. Efter vores
mening er det bedst at vælge et system der har indbyggede workflow-faciliteter,
da det vil gøre det meget nemmere at udveksle data og arbejde med dokumenter der
allerede er i systemet. Det vil også gøre det nemmere at skabe nye dokumenter og
handle på hændelser, når systemerne er integrerede.
Lige meget hvilken løsning man har, er det vigtigt at kunne
designe, opbygge og håndtere organisationens workflows. Dette kaldes for
”Workflow Management” og indbefatter bl.a. visualisering af arbejdsgange og
processer, scanning og datafangst, administration, præsentation og levering af
informationer med relaterede og relevante dokumenter og data. Systemet skal
kunne håndtere afvikling af procedurer og regler, både sideløbende og enkeltvis.
Det er også en god ide at sikre sig at man i workflow-løsningen kan opsætte
deadlines for opgaver, delegere og fordele arbejdsbyrden og udsende
notifikationer og påmindelser. Overvågning og dokumentation af processer,
informationer og dokumenters færden og ikke mindst det endelige resultat er
ligeledes nogle vigtige funktionaliteter man bør sikre sig adgang til. Især hvis
organisationen bruger workflows i forbindelse med lovkrav til f.eks.
dokumentation.
Formålet med workflows er at automatisere
forretningsprocesser og arbejdsgange så meget som muligt ved at inkorporere og
udnytte alle nødvendige resurser og teknologier.
Workflow-projekter tager som regel lang tid at forberede og
kort tid at sætte op. I forbindelse med forberedelse af workflow-projekter, er
det utroligt vigtigt at få vendt og drejet hele arbejdsgangen el. processen
mange gange. Hver en lille ”sten” skal vendes, og det er meget vigtigt at alle
parter i et forløb bliver hørt.
Business Process Management (BPM) tager skridtet videre end
workflows.
BMP er en blanding af proceshåndtering og arbejdsgange med
udnyttelse af teknologi til fuld integrering af alle andre involverede
applikationer i organisationen, med overvågning af processer og med opsamling af
alle nødvendige informationer. BMP kræver en komplet workflow-løsning med
overvågning af processer og data på serverniveau samt Enterprise Application
Integration (EAI) teknologi til at bygge bro mellem de forskellige applikationer
i organisationen. Sidst og ikke mindst er Business Intelligence (BI) med
strukturerede reglsæt, brug af ”Information Warehouses” og andre værktøjer til
at assistere brugren normalt også en del af BPM.
Læs mere om
workflows og
business process management her
5 Til toppen
