Vi tilbyder rådgivning om fakturascanning og
fakturahåndtering.
Elektronisk håndtering af fakturaer og fakturascanning er det område hvor
flest virksomheder allerede har sat ind. Det offentlige har i særlig stor grad
set fordelene ved ikke at skulle arbejde med fakturaer på papir, og kræver
derfor nu at al fakturering til det offentlige kun foregår elektronisk. Det er
ikke for sjov at det offentlige har tage dette kæmpe skridt. Det er selvfølgelig
fordi, at der er mange penge og tid at spare. - Og hvad der er sparet er tjent..
Hvordan en løsning til fakturascanning skal opbygges, afhænger bl.a. af svarene
på nedenstående spørgsmål:
- Hvor mange fakturaer modtages årligt på papir
- Kommer disse jævnt fordelt over perioden (ugen, måneden, kvartalet,
året)
- Hvor mange fakturaer modtages årligt pr. e-mail?
- Hvor mange fakturaer modtages som EDI, XML eller andet elektronisk
format?
- Skal fakturaerne OCR-fortolkes eller skal informationer indtastes
manuelt?
- Skal informationer automatisk indlæses i økonomisystemet / ERP-systemet?
- Skal løsningen integreres med økonomisystemet / ERP-systemet?
- Findes der elektroniske lister over f.eks. leverandører og kontoplaner?
- Findes der elektroniske indkøbsordrer til automatisk godkendelse af
fakturaen?
- Hvor mange manuelle godkendere findes der i virksomheden?
- Skal systemet kunne håndtere afløsere ved ferie og sygdom?
- Skal systemet kunne sende påmindelser? F.eks. ved inaktivitet?
- Skal faktura automatisk kunne sendes videre ved inaktivitet?
- Skal systemet være tilgængeligt via intranet?
- Skal systemet være tilgængeligt via Internet?
Stort set alle virksomheder og organisationer kan få stort udbytte af at
anskaffe sig en god løsninger til fakturahåndtering. Inden anskaffelsen er det
en god idé, at få analyseret virksomhedens reelle behov. Dette er vi hos
DELTA ECM specialister i, og vores store erfaring med denne slags løsninger,
vil helt sikkert komme dig og din virksomhed til gode.
Med
"fakturahåndtering", menes der gerne håndtering af indgående fakturaer og
evt. andre kreditorbilag. Men hvad med alle de fakturaer virksomheder sender
ud?
Der er også en vis fornuft i at opbygge nogle gode rutiner for
arbejdet med udsendte fakturaer. Har man først anskaffet sig en
løsning til håndtering af indgående fakturaer, bør det være muligt at udvide
brugen af systemet, til f.eks. at registrere betalinger, håndtere
delbetalinger og iværksætte rykkerprocedurer. Dvs. opsætte nye elektroniske
workflows for arbejdsgangene omkring udsendte fakturaer.
Formålet er igen at spare tid og penge, og at få mere tid til vigtige
opgaver i virksomheden.
Læs evt. her om "Værdien af en opgave"
Overvejer din virksomhed lige nu at anskaffe et system til
fakturahåndtering, bør I med det samme tænke et par år ud i fremtiden. Kunne
det tænke sig at I ville bruge systemet til noget andet også? Hvis ja, så
bør I sørge for, at det er muligt. - Det er så ærgerligt at finde ud af at
man er låst fast i en løsning (og dyrt!)
Læs mere om software til scanning og OCR-behandling her:
AnyDoc
For mere information om fakturascanning og fakturahåndtering, kontakt ECM-specialist
Michael Fray på
mf@deltaecm.dk eller ring på +45 70 22 42 20
