”Deliver”-komponenterne kaldes også for ”Output”-komponenter.
Det er naturligvis vigtigt, at en ECM-løsning også kan
levere informationer og dokumenter til andre systemer fra ”Manage”, ”Store” og ”Preserve”-komponenterne.
De teknologier der bruges til f.eks. at integrere, overføre informationer og
dokumenter til andre systemer og medier, generere formaterede output-filer og
konvertere data, kan også samlet kaldes for ”Output Management”.
”Deliver”-komponenterne består af tre grupper med
forskellige funktioner og medie-typer. ”Transformations Technologies”, ”Security
Technologies” og ”Distribution”. Før de tre grupper findes to funktioner af en
ikke uvæsentlig vigtighed for output. ”Layout/Design” der har layout- og
formateringsværktøjer og ”Publishing”, der er en samling af applikationer der
kan levere informationer og dokumenter til distribution og publicering.
Transformation Technologies
Transformationer fungerer normalt som baggrundstjenester,
som brugerne sjældent ser. De bør derfor altid kunne kontrolleres og alle
handlinger udført skal kunne spores (logges). Blandt
transformationsteknologierne findes der:
§
COLD/ERM - Computer Output to Laser Disc/Enterprise Report
Management. I modsætning til COLD/ERM under “Capture”, forbereder denne
komponent et eller flere output af data til f.eks. distribution i form af lister
og individualiserede breve til f.eks. kunder og leverandører. Kunne eksempelvis
være kontoudtog til kunder. Disse kontoudtog udsendes på papir, men gøres måske
også tilgængelige på Internettet.
§
Personalization – Tilpasning af indhold til den enkelte bruger.
Dvs. at en bruger får netop de informationer og funktioner der er brug for, fra
alle ECM-komponenterne. Et begreb der længe har været brugt for f.eks. websites
og portaler.
§
XML (Extensible Markup Language) - En fleksibel vej til at skabe
fælles og strukturerede informationsformater og til at dele både formater og
data på f.eks. på Internettet, intranet og lignende steder. XML er udledt fra
den tidligere ISO 8879, SGML-standard (Standard Generalized Markup Language) og
anbefales formelt af World Wide Web Consortium (W3C) ligesom HTML (Hypertext
Markup Language), der er hverdagens sprog for websider. Et XML-dokument kan
f.eks. generere både et HTML-, PDF-, og et Word-dokument ud fra den samme fil.
Dette gør at der kun er brug for én ”master”, og derved kan der spares
lagerplads og tid når der skal rettes i dokumentet.
§
PDF (Portable Document Format) - Er et meget benyttet filformat,
der kan indeholde alle dele af et udskrevet dokument som en elektronisk billede,
der kan vises, navigeres rundt i, udskrives og videresendes til andre personer
eller systemer. PDF filer skabes af programmet Adobe Acrobat, Acrobat Capture
eller lignende produkter. PDF-dokumenter kan vises på de fleste platforme
(Windows, Macintosh og Unix) af den gratis Adobe Reader. PDF er næsten de facto
standard for distribution af dokumenter via f.eks. e-mails og websites, men det
er vigtigt at overveje at PDF er et proprietær filformat der ejes af Adobe, og
kan derfor ikke godkendes til f.eks. lagring af indscannede fakturaer eller
aflevering til Statens Arkiver. Der kan desuden være visse vanskeligheder ved at
konvertere fra PDF-formatet til et andet format.
§
Compression – Komprimering er en process der reducerer antallet af
bytes der skal bruges for at kunne definere et dokument. Formålet er at spare
diskplads og overførselstid. Selve komprimeringen foregår ved at der ofte brugte
forekomster af pixels udskiftes med kortere koder. Nogle komprimeringsmetoder,
så som JPEG, smider nogle informationer væk fra billedfilen for kun at bevare
billedets udseende. Andre bevarer alle originale informationer.
§
Syndication – Bruges til at præsentere indhold i forskellige
formater, udvalg og forme. ”Syndication” tillader at det samme indhold bliver
brugt flere gange på forskellige måder til forskellige formål.
Security Technologies
Sikkerheds teknologierne i ”Deliver” dækker over ”PKI”,
”Digital Rights Management/Watermark” og ”Digital Signatures”, som bør være
tilgængelige for alle komponenterne i en ECM-løsning. F.eks. bruges digitale
signaturer ikke kun når et dokument sendes, men også når et dokument f.eks. skal
underskrives eller godkendes i en ”Manage”-komponent eller hvis man skal
dokumentere at et dokument ikke er blevet ændret.
§
PKI (Public Key Infrastructure) – Muliggør en sikker udveksling af
indhold gennem brug af et offentligt (public) og et privat krypteret nøglepar,
der er udstedt af en pålidelig autoritet, også kaldet et nøglecenter eller en
”Certificate Authority” (CA). I skrivende stund er TDC den eneste offentligt
godkendte CA i Danmark. TDC udsteder certifikater til privatpersoner og
virksomheder. PKI er den grundlæggende teknologi for digitale signaturer. Den
håndterer nøgler, certifikater og validerer autenticiteten af signaturer.
§
Digitale Signaturer er med til at validere en afsenders identitet
og integriteten af data, f.eks. at et dokument er komplet og uændret.
§
Digital Rights Management (DRM) – Muliggør sikker distribuering af
informationer og dokumenter, og forhindrer ulovlig distribution af indhold der
f.eks. er opkrævet betaling for. Denne sikring af intellektuelle rettigheder og
copyright bruges f.eks. i forbindelse med ”Syndication” og i MAM (Media Asset
Management).
§
Watermark – Watermarking er en af teknikkerne der bruges til DRM,
og fungerer som et elektronisk vandmærke der integreres direkte med selv filen.
Gennem dette vandmærke beskyttes informationer og dokumenter mod uautoriseret
brug.
Distribution
Disse ”Deliver”-komponenter er bare nogle af de mulige
medier, der bruges til at levere og distribuere forskelligt indhold i en
ECM-løsning. Med tiden vil der helt sikker dukke nye output og
distributionsmedier op, men her følger en kort oversigt over dem der typisk
bruges i dag.
§
Papir
§
Internet, extranet og intranet
§
Portaler – Både interne og eksterne
§
E-mails
§
Fax
§
Mobile enheder (mobiltelefoner og PDA’ere)
§
E-statements (Kontoudtog, fakturaer, kvitteringer osv.)
§
Anden dataoverførsel – F.eks. via EDI eller XML.
For ”Deliver”-komponenterne handler det i virkeligheden om,
at informationer og dokumenter skal leveres til modtageren på den bedst mulige
måde for en given situation eller applikation. Så vidt muligt skal kontrollen
over brugen styres og logges.
Kontakt DELTA ECM for yderligere information om deliver-komponenterne, på telefon +45 70 22 42 20 eller på
info@deltaecm.dk
5 Til toppen
