Denne kategori indeholder komponenter og funktionaliteter
til at generere, scanne, fange (datafangst), forberede og bearbejde data. Disse komponenter
kaldes også for Input-komponenter.
Denne del er delt op i to.
1.
Menneskeskabte dokumenter og informationer
2.
Dokumenter og informationer skabt af applikationer
Menneskeskabte dokumenter kan f.eks. være alle slags
dokumenter på kontoret, dokumenter fra Microsoft Office Pakken (Word Excel,
PowerPoints osv.), PDF-dokumenter, formularer, multimedia og mikrofilm.
Applikationsskabte dokumenter og informationer kan f.eks.
komme fra forretnings- og ERP systemer, E-fakturaer, EDI, finansapplikationer og
XML.
Forskellige teknologier bruges til genkendelse eller
tolkning af indscannede dokumenter. Det er disse teknologier der typisk hentydes
til når man taler om datafangst.
Genkendelse
§
OCR (Optical Character Recognition)
Teknik til at omdanne informationer på et indscannet dokument til klar tekst.
§
HCR (Handprint Character Recognition)
Læsning af håndskrift på indscannde dokumenter.
§
ICR (Intelligent Character Recognition)
En videreudvikling og en kombination af OCR og HCR.
§
OMR (Optical Mark Recognition)
Læser markeringer på et indscannet dokument. F.eks. en indscannet formular eller
et spørgeskema.
Hos DELTA ECM er vi specialister i datafangst og OCR-teknologier. Vi kan
rådgive om alt fra fangst af data på små kontaktformularer til store komplekse
spørgeskemaer, samt fuldtekst-indeksering af ocr-fortolkede dokumenter på en
indekseringsserver. Ring nu på +45 70 22 42 20 eller skriv på
info@deltaecm.dk
Selve indscanningsprocessen og visning af det indscanede. Dvs. det der sker når
dokumenter leveres til en scanner og de konverteres til elektroniske dokumenter.
Kan også være konvertering af Mikrofilm. Under og efter indscanningen kan der
gøres brug af teknikker så som ”despeckle”, ”enhancement” og ”deskew” til at
forbedre kvaliteten af dokumenterne.
Ingen datafangst uden en scanner -
Læs om scanning og valg af scannere her
Der tales normalt om to slags formularer. Papirudgaver og
elektroniske.
§
Forms Processing
Programmers evner til at modtage indscannede formularer og til et udtrække data
fra f.eks. afkrydsningsfelter og tekstkasser.
§
E-Forms / Web Forms
Formularer der helt og holdent er designet, håndteret og bearbejdet i et
elektronisk miljø. F.eks. formularer der er skabt for at afløse en lignende
papirudgaver eller en formular på en hjemmeside.
Kombinering af forskellige data input fra forskellige
systemer. Idéen er, at samle data fra forskellige kilder, således at de kan
gives videre til dokumenthåndtering på en ensartet måde.
Gemmer og indekserer automatisk output fra andre
forretningsapplikationer. Når data er blevet COLD-processeret og gemt i EDH-systemet, kan de generede rapporter og dokumenter
søges frem, vises, printes, faxes alle blive gjort tilgængelige på f.eks.
Internettet. Bruges f.eks. i forbindelse med kontoudtog og Internet
betalingssystemer.
I forbindelse med input af data hører der stort set altid
en eller anden form for indeksering til. Dvs. de ”fangede” dokumenter eller
informationer skal beskrives med nøgleord, keywords. Også kaldet for metadata.
Metadata er kort fortalt data om data.
Der findes to typer af indeksering. En manuel og en
automatisk.
Manuel indeksering foregår ved, at man manuelt indtaster
metadata, også kaldet nøgleord, til f.eks. et indscannet dokument.
Har man f.eks. indscannet en ansættelsesaftale er det
oplagt at lagre denne i sit EDH-system, med informationer om personen som
kontrakten er indgået med, kontraktens omfang, løbetid osv. Dvs. sigende
beskrivelser af dokumentet. Disse beskrivelser skal gøre det nemt at finde
dokumentet igen. Nøgleord til en ansættelsesaftale kunne være CPR-nummer,
fornavn, efternavn, dato for indgåelse / ikrafttræden, stilling tilbudt,
startløn osv.
Man fristes nemt til at ville have mange nøgleord til sine
dokumenter. Men det gælder om at finde et passende antal og en god balance
mellem nøgleord der er ”nice-to-have” og ”need-to-have”. Ikke fordi et
EDH-system ikke kan håndtere mange nøgleord (kan det ikke det, skal du nok kigge
efter et andet system), men fordi at der altid er nogen der skal sørge for at de
bliver tastet ind. Så er et nøgleord vigtigt, er det også vigtigt at bruge tid
på at taste det ind.
DELTA ECM kan hjælpe med at finde frem til det helt rigtige
antal nøgleord. Ring på +45 70 22 42 20 eller skriv til os på
info@deltaecm.dk
5 Til toppen
